Introducción
La administración de Propiedades Horizontales (PH) presenta desafíos significativos que requieren soluciones estructuradas y sistemáticas. En esta oportunidad, compartiré cómo enfrenté dos retos fundamentales en la administración de un PH: mejorar la gestión financiera, y las estrategias aplicables que pueden servir a cualquier administrador que enfrente situaciones similares.
Gestión Financiera en la Propiedad Horizontal: Claves para el Éxito
Al asumir la administración del PH, me encontré con una realidad: información financiera desordenada y desactualizada.
Esto implicó una revisión minuciosa no solo de los registros anteriores, sino también de los estados de cuenta bancarios para determinar con precisión los pagos realizados y los saldos pendientes de cada propietario.
Esto presentaba un gran reto. Para estructurar el trabajo, comencé por responder tres preguntas clave que planteé en mi entrega anterior «Administración de PH en la Vida Real: Retos y Soluciones»:
- ¿Quiénes estaban al día con sus cuotas de mantenimiento? La respuesta implicó revisar y organizar los registros en Excel. Adapté estos documentos para incluir información demográfica relevante y detalles de pago verificados con los estados de cuenta bancarios. Esto permitió determinar de forma precisa quiénes estaban al día y quiénes tenían atrasos.
- ¿Quiénes tenían atrasos y cuánto debían? Aunque la información sobre morosidad ya estaba registrada, su formato desorganizado impedía obtener una visión realista de la situación. Se mejoró la estructura de los cuadros, ordenando la información por año y mes, y se ajustó las columnas (fecha de pago, número de recibo, monto abonado, etc.) y organizando los datos por año y mes para facilitar cálculos precisos y detectar fácilmente morosidades.
- ¿Cuáles eran las razones de los atrasos? Al analizar las razones de los atrasos, identifiqué que un factor predominante era la desconfianza hacia la gestión administrativa previa. Esta desconfianza se manifestaba principalmente por:
- Falta de reportes financieros confiables
- Ausencia de resultados visibles en el mantenimiento del PH
- Percepción de mala administración de los recursos
Para abordar el problema de la morosidad, inicié reuniones personales con los propietarios morosos, explicándoles los cambios implementados y mi compromiso con mejorar la administración. Aunque los resultados no fueron inmediatos, con el tiempo comenzaron a notarse las mejoras en la gestión, lo que se tradujo en un incremento en el pago de las cuotas.
Paralelamente, implementamos las acciones legales que permite la ley de PH para aquellos propietarios que persistían en incumplir sus obligaciones.
Lecciones Aprendidas y Recomendaciones Finales
Esta experiencia me permitió confirmar que, incluso con limitaciones, pues lo ideal sería contar con un software especializado en contabilidad para PH, es posible lograr una gestión eficiente con herramientas básicas como Excel cuando existen restricciones presupuestarias. La clave está en adaptar las herramientas disponibles a las necesidades reales y establecer procesos que permitan evaluar y corregir la situación de manera continua.
Lo fundamental es:
- Mantener datos demográficos completos y actualizados de cada propietario
- Diseñar planillas con fórmulas automatizadas que minimicen errores
- Establecer cronogramas estrictos para la actualización de la información
- Transparentar la gestión mediante resultados visibles
- Combinar la comunicación directa con los propietarios y las acciones administrativas formales
Una buena gestión financiera forma parte de las labores que debe realizar un administrador de PH, y deben realizarse de manera ordenada y supervisada por la Junta Directiva. Próximamente seguiré compartiendo los problemas enfrentados y cómo los solucioné.
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